Sự khởi đầu chuyên nghiệp Email hosting hay email server ngày nay là điều cần thiết cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng email một cách có hiệu quả và tránh xa những phiền toái không đáng có, những nguyên tắc “vàng” khi sử dụng email dưới đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn.
1. Biết rõ các chiêu trò lừa đảo bằng email
Hãy tìm hiểu các chiêu trò lừa đảo qua email để tránh xa các mã độc hay viruts cho email của bạn. Bất cứ khi nào bạn gặp một sự thúc giục hay một hành động dụ dỗ nào đó trong inbox của mình thì điều cần làm đầu tiên đó là vào Snopes.com – là dịch vụ trên Internet cung cấp cho bạn biết những thông tin nào là lừa đảo, email không tin cậy và những gì không thực sự tốt và tránh xa các email đó.
2. Tạo một địa chỉ email vĩnh viễn
Việc thay đổi địa chỉ email thường xuyên khiến cho bạn bè hay khách hàng đối tác của bạn cảm thấy bực mình và rắc rối trong việc cập nhật sổ địa chỉ của họ.
Tuy nhiên chỉ có một cách để bảo đảm rằng địa chỉ email của bạn là vĩnh cửu là hãy kiểm soát nó, bạn phải đăng ký một tên miền và mua một dịch vụ email đi kèm với nó. 3. Hợp nhất các địa chỉ. Do đó, bạn có thể tối thiểu hóa sự thay đổi đó bằng cách sử dụng một email từ một nhà cung cấp mà bạn tin tưởng. Dịch vụ email doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho bạn lúc này.
3. Không sử dụng “Reply All” một cách mù quáng
Khi nhận được thư, bạn nên xem kỹ nếu trả lời có nên Reply All luôn hay không. Khi gửi đi một thư mới, không vào một thư cũ và nhấn Reply All. Hãy bắt đầu từ đầu và sử dụng ổ địa chỉ liên lạc của riêng bạn.
CC là viết tắt của cụm từ “carbon copy”, là cách bạn gửi một thư đến một người nào đó cùng với những người nhận được dự định của bạn. Tuy nhiên, bạn cần làm sáng tỏ CC, “B” là viết tắt cho từ “blind” và trường BCC là nơi bạn đặt vào tên của những người mà bạn muốn đọc các thông báo của mình một cách kín đáo. Còn những người đã liệt kê trong các trường To và CC không thấy những người có trong trường BCC, thậm chí những người nhận khác trong BCC cũng không thấy nhau.
Khi gửi đi một thông báo đến một danh sách rất rộng, luôn đặt tất cả các địa chỉ trong BCC. Khi đó, người nhận sẽ không phải đập vào mắt một danh sách khổng lồ các tên ở phía trên thông báo và bạn cũng không lạm dụng sự riêng tư của ai đó bởi việc tiết lộ các địa chỉ email của họ.
Tốt hơn nữa là sẽ không ai phải chịu đựng nếu một trong những người nhận đó sử dụng cách gửi đáp lại Reply All.
5. Tránh các file đính kèm lớn
Việc gửi các file số đến mọi người chỉ được thực hiện bằng thư điện tử. Ngày nay, nhiều người thường gửi các file quá lớn nên bạn cần phải chờ đợi rất lâu cũng như gặp nhiều phiền toán khi gửi và nhận.
Do đó, trước tiên và cách tốt nhất là bạn nên chia sẻ một liên kết thay vì một file thực. Hoặc đoạn video của bạn xem đó có thể rất lớn nhưng nếu đặt nó trên YouTube thì bạn chỉ cần gửi đến bạn của mình liên kết để xem nó trực tuyến. Nếu bắt buộc phải đính kèm file gốc cho ai đó, hãy sử dụng drop.io, đây là một dịch vụ cho phép bạn upload một file lên đến 100MB. Tuy nhiên trước tiên upload bạn nên nén các file quá khổ trước khi đính kèm chúng.
Ngoài ra còn một số lưu ý khác như: Không mở các đính kèm hoặc kích vào các liên kết không mong đợi, không sử dụng caps lock tất cả, không gửi email với nội dung giận dữ hay tạo một chữ ký hữu dụng cũng là những nguyên tắc vàng bạn cần nhớ khi sử dụng email.
