Sự khởi đầu chuyên nghiệp Ngày nay, việc sử dụng mail công ty được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và gây được ấn tượng về sự uy tín, đáng tin cậy cho khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, làm thế nào để sử dụng mail công ty một cách chuyên nghiệp nhất? Ở bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn về những cách thức sử dụng hiệu quả cho nhà quản trị doanh nghiệp cũng như các nhân viên.
Một số lưu ý để sử dụng mail công ty thật chuyên nghiệp
– Việc sử dụng email trong công việc hằng ngày cần phải tuân thủ theo Pháp luật cũng như nguyên tắc mà mỗi công ty đề ra.
– Nên soạn thảo email càng ngắn càng tốt, tập trung vào vấn đề mấu chốt.
– Chú ý rằng tiêu đề email cần bao quát được nội dung sẽ đề cập. Tránh việc gửi email mà không có tiêu đề đồng thời tránh lạm dụng những từ ngữ như quan trọng hay khẩn cấp trong các email nếu nó thực sự không như vậy.
– Chú trọng lỗi chính tả và hình thức email vì điều đó giúp tăng tính chuyên nghiệp của người giao dịch. Một email nhiều lỗi thể hiện sự thiếu tôn trọng với đối tác và khách hàng.
Về hình thức email, bạn nên sử dụng những câu ngắn, có cách đoạn để nội dung rõ ràng hơn với người đọc.
– Về file đính kèm: tên file phải rõ ràng, đặt theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Cần kiểm tra cẩn thận file tránh trường hợp gửi nhầm file chưa hoàn chỉnh.
– Thêm một số yếu tố khác cần được chú ý như: kiểu chữ, màu sắc chữ, nên có sự thống nhất giữ các yếu tố này nhằm tạo nên một bức thư lịch sự và thanh nhã.
– Tuyệt đối không nên viết tắt trong email bởi đó là một trong những điểm đánh giá tác phong và thái độ làm việ của bạn.
– Nên trả lời email càng sớm càng tốt vì nó thể hiện cách làm việc khoa học và sự tôn trọng lẫn nhau.
– Mail công ty có các chức năng hỗ trợ về việc quản lý tài liệu và thời gian biểu, do đó, bạn nên tận dụng những chức năng này để có kế hoạch làm việc rõ ràng và cụ thể hơn.
Thực hiện những nguyên tắc trên sẽ giúp việc giao dịch thông qua mail công ty trở nên chuyên nghiệp. Tốt nhất là các nhà quản trị doanh nghiệp nên hướng dẫn cụ thể về các chức năng và những lợi ích mà loại hình email này mang lại để họ làm việc có hiệu quả nhất.
Xem thêm
