Những người dùng Email Marketing thì có lẽ khái niệm Auto Responder không còn quá xa lạ. Hiểu một cách đơn giản thì Auto Responder là một chương trình tự động trả lời email gửi đến. Nó có vai trò chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng của mình. Vậy làm thế nào để xây dựng một chương trình Auto Responder hiệu quả?

Auto Responder là gì?

Bạn đã bao giờ nhận được một email từ một diễn đàn hay website nào đó gửi đến chúc mừng sinh nhật mình chưa? Hay bạn đã từng nhận được những bài chia sẻ đúng vào 1 thời điểm liên tục trong một tuần hay một tháng? Nếu rồi thì chứng tỏ bạn đã nhận được những Auto Responder từ những người làm marketing.

Về định nghĩa thì Auto Responder trong Email Marketing là một tính năng mà hệ thống gửi Email Marketing sẽ tự động chuyển nội dung email đã được soạn thảo sẵn đến cho khách hàng khi xảy ra một hành động hoặc đạt đến một mốc thời gian nào đó.

Auto Responder được biết đến như là công việc đầu tiên và không thể thiếu của Email Marketing. Sử dụng Auto Responder giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và đồng thời mang lại hiệu quả cao.

Để xây dựng chương trình Auto Responder hiệu quả

Trước khi bạn xây dựng một chương trình Auto Responder hiệu quả thì bạn phải tìm được một nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing có hỗ trợ tính năng này.

Tiếp đến, bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi sau trước khi tiến hành xây dựng chương trình Auto Responder:

• Bạn dự định có bao nhiêu email sẽ được gửi đi?
• Thời gian tốt nhất để gửi email (ngày, giờ)?
• Giải pháp cân bằng nội dung hữu ích với nội dung bán hàng?
• Làm thế nào để giảm thiểu tối đa các yêu cầu hủy đăng ký nhận email cũng như những phàn nàn của người nhận về thư rác?
• Cuối cùng là bạn quan tâm đến email của mình: Thiết kế mẫu email như thế nào? Tiêu đề email thu hút ra sao?…

Quy trình làm việc của Auto Responder

Bước 1: Khi người dùng đăng ký vào một danh sách email hoặc cung cấp địa chỉ email thì sẽ nhận được một email chào mừng đã đăng ký thành công hoặc email xác nhận hành động đăng ký.

Bước 2: Khoảng sau 1 ngày người dùng lại tiếp tục nhận được một email chào mừng hoặc email có nội dung tương tự được gửi đến. Hành động này để chứng tỏ công ty mà người dùng quan tâm vẫn luôn theo dõi và quan tâm đến họ.

Bước 3: Lập kế hoạch và gửi email đã được thiết lập sẵn. Kế hoạch nà nên cố định thời gian gửi và tần suất gửi hợp lý (tránh gửi quá nhiều cũng như quá ít) để tránh người dùng hủy nhận email của bạn.