Để quản lý thông tin, nhân viên làm việc hiệu quả, người quản lý cần tối ưu hóa phương thức hoạt động càng nhanh chóng càng tốt.

Tối ưu hóa hoạt động đào tạo, dịch vụ email server, các quy tắc truyền văn bản (file), sàng lọc thông tin… sẽ đảm bảo việc bảo mật thông tin cũng như quản lý nhân viên ở bất cứ đâu dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tối ưu hóa khả năng công nghệ của bạn

Đầu tiên, hãy sử dụng các máy chủ có độ tin cậy, cấu hình thích hợp, đảm bảo tốc độ mạng nhanh chóng. Như vậy, bạn có thể tìm kiếm và giám sát đội ngũ nhân viên cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

 Tối ưu hóa khả năng công nghệ hiện đại

Mặt khác, trong văn phòng hiện đại, mỗi nhân viên sẽ phải đối mặt với hàng loạt email mỗi ngày. Đó là lí do bạn cần sử dụng dịch vụ email server để việc gửi/nhận email một cách an toàn, hạn chế tối đa virus, spam thư.
Đặt mọi người trong cùng một khung chính sách

Hãy sử dụng phần mềm quản lý có thể xây dựng một trang web bảo mật riêng. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ các thông báo mới, mỗi nhân viên có thể truy cập từ bất cứ địa điểm nào, tiến độ, lịch trình làm việc sẽ không bị gián đoạn.
Ngoài ra, bạn có thể cài đặt phần mềm giám sát hoạt động định kỳ của nhân viên qua laptop, điện thoại công ty, dù đó là nhân viên ngồi văn phòng hay nhân viên lưu động.

Giới hạn quyền tiếp cận thông tin

Giám sát các hoạt động email của nhân viên

Bộ phận IT cần thiết lập mức độ tiếp cận thông tin ứng với nhiệm vụ của từng nhân viên. Ví dụ trong dịch vụ email server, mỗi nhân viên chỉ được gửi một lượng email nhất định ứng với lượng khách hàng tiềm năng, không dùng email công ty với mục đích cá nhân. Đây là phương thức giám sát công khai, không làm ảnh hưởng tới cuộc sống riêng tư của nhân viên mà vẫn bảo toàn thông tin trọn vẹn nhất.
Hi vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn có được phương thức hoạt động thông tin hiệu quả, quản lý nhân viên toàn diện hơn cho doanh nghiệp của mình.