Email hosting đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy công ty cung cấp dịch vụ email hosting cần phải đảm bảo có thể cung cấp dịch vụ với đầy đủ những tính năng cần thiết như sau:

Email server có danh tiếng và email luôn được đảm bảo gửi đi

Email từ email hosting của bạn luôn có rủi ro sẽ bị chặn bởi nhiều nguyên nhân khác nhau. Những nhà cung cấp email như BT Internet, Yahoo, Hotmail/Microsoft liên tục theo dõi những email được đưa đến để kiểm tra spam, virus và những nội dung không phù hợp. Vì vậy các nhà cung cấp đều có thể đưa email server của bạn vào danh sách đen nếu như có email bị đánh dấu spam.

Tuy nhiên, điều này không thực sự nghiêm trọng như bạn tưởng, vì bạn hoàn toàn có thể liên lạc với nhà cung cấp để đưa email server của bạn ra khỏi danh sách đen. Các công ty cung cấp dịch vụ email hosting sẽ thực hiện điều này tốt nhất bao gồm những công việc sau:

• Sử dụng phần mềm diệt virus tốt, cập nhật đầy đủ hoặc chương trình bảo mật có khả năng quét email đi và đến
• Điều khiển nghiêm ngặt việc sử dụng email công ty cho mục đích làm ăn thay vì mục đích cá nhân
• Sử dụng chữ ký email để làm branding

Có nhiều cách để xác định email hosting của bạn có tốt hay không. Tuy nhiên chúng tôi không thể gói gọn việc xác định này trong khuôn khổ bài viết, thay vào đó bạn có thể tìm đọc những tài liệu bởi các chuyên gia về vấn đề này.

Kích cỡ hòm thư linh hoạt

Sẽ có những người dùng gửi rất nhiều hình ảnh cũng như tài liệu có dung lượng lớn nên họ sẽ cần nhiều không gian lưu trữ hơn. Chúng tôi có thể tuỳ chỉnh dung lượng email hosting một cách linh hoạt tuỳ theo nhu cầu của khách hàng.

Hòm thư sử dụng loại POP3 hoặc IMAP

Khi bạn setup tài khoản email trên desktop/laptop, bạn có thể tuỳ chọn giữa 2 loại tài khoản email: POP3 (Post Office Protocol) hoặc IMAP (Internet Message access protocol)

• POP3 – download email về máy tính của bạn, và thông thường sẽ xoá những email đó từ server từ xa.
• IMAP – cho phép người dùng lưu trữ email trên server từ xa. Giao thức 2 chiều này sẽ cho phép người dùng đồng bộ email giữa nhiều thiết bị khác nhau.

Tự động trả lời và lọc mail

Nếu email được gửi tới 1 địa chỉ mail xác định, bạn có thể tự động trả lời một cách thuận tiện, và bạn hoàn toàn có thể bật tắt tính năng này một cách dễ dàng. Tính năng này cũng có thể được kết hợp với mail forward để tự động chuyển tiếp tới người khác.