Bạn đã bao giờ nhận được một mail từ người lạ mà trong đó lại biết rõ tên, nơi làm việc của mình chưa? Cái kiểu thường gặp nhất là “Chào An, chúc An một ngày vui vẻ”. Đây chắc chắn là một tin nhắn gửi đi cho hàng nghìn người, nhưng bạn có thắc mắc tại sao người ta lại ghi được tên mình như thế không?

Ngày nay nếu như bạn nhận được một tin nhắn chung chung kiểu “Chào anh, chị…” liệu bạn có mở đọc không hay sẽ cho nó vào thùng rác? Khi làm marketing, bạn gửi mail đi không phải khách hàng nào cũng có thời gian rảnh để xem những thư mà họ cho là spam. Hoặc với cách viết không nói tên sẽ khiến người nhận đánh giá bạn là một người chuyên nghiệp, và họ mặc định rằng thư của một người không chuyên nghiệp thì không có gì đặc biệt để đọc.

Khi làm marketing, bạn phải gửi thư đến rất nhiều các khách hàng nhưng không thể vì tránh spam mà ngồi gõ tên từng người vào mỗi mail được. Vậy có những cách gì để có thể gửi một lúc nhiều khách hàng mà vẫn có thể có tên từng người trong mail?

Việc cá nhân hóa email marketing, đơn giản nhất là chào đúng tên, sẽ tạo được sự gần gũi và thân thiện với người nhận email, tăng tỉ lệ đọc mail và nhiều thứ khác nữa. Để chào đúng tên, bạn có thể sử dụng những dịch vụ email marketing chuyên nghiệp như Mailchimp, GetResponse,… Tuy nhiên, với những bạn không rành về kĩ thuật, thì việc sử dụng Mailchimp sẽ gây rất nhiều bối rối vì bạn sẽ lạc trong hàng đống tính năng, trong khi nhu cầu của bạn đơn giản chỉ là gọi đúng tên người nhận.

Có 1 cách cá nhân hóa email marketing đơn giản hơn, hoàn toàn miễn phí. Cách này hay hơn cách mà bạn đi search Google mấy trang trên top hướng dẫn bằng Tiếng Việt (thật ra chỉ copy từ 1 nguồn). Tất cả những gì bạn cần là Gmail và Google Spreadsheet (trong Google Drive, tương tự như Excel). 2 cái này hoàn toàn miễn phí!

Bước 1: Tạo danh sách liên lạc

Dùng tài khoản Google bạn muốn gửi email, mở 1 Spreadsheet mới và nhập thông tin những người bạn muốn gửi email như hình minh họa bên dưới. Lưu ý gõ đúng những từ First Name, Last Name, Email Address, Company.

Bước 2: Soạn email mẫu

Mở Gmail với cùng tài khoản Google, soạn 1 email như hình sau:

Nhìn vào email mẫu, bạn sẽ thấy những chỗ tôi để <<First Name>>, <<Last Name>>, <<Company>>. Chúng sẽ được thay thế bằng những thông tin bạn đã điền sẵn trong Spreadsheet ở bước 1. Việc bây giờ là merge chúng lại với nhau và gửi đi đúng người, đúng thông tin.

Lưu nháp email lại và tiếp tục.

Bước 3: Cài đặt Add-on Yet Another Mail Merge

Đúng như cái tên của nó, Add-on này sẽ giúp bạn merge thông tin trên Spreadsheet vào email mẫu ban đầu. Cài đặt theo hướng dẫn sau:

• Chọn Add-ons –> Get Add-ons
  
• Tìm và cài Yet Another Mail Merge
• Mở Yet Another Mail Merge

Hãy chọn email mẫu đã lưu nháp từ trước, chọn Tên mà bạn sẽ gửi đi (là tên mà người nhận sẽ thấy). Ngoài ra, bạn còn thấy thêm mỗi ngày bạn được gửi tối đa 100 email như thế này, và email của từng người được lấy ra từ cột C (‘Email Address’) trong Spreadsheet.

Bạn có thể nhấn “Send me a test email” để nó tạo và gửi đến email hiện tại, bạn sẽ thấy và kiểm tra lại 1 lần nữa có sai sót gì không trước khi gửi đến mọi người. Chúng tôi  khuyến khích bạn hãy gửi thử nghiệm để kiểm tra lại, để tránh sai lầm đáng tiếc.

Sau khi kiểm tra và không thấy có sai sót, nhấn Send Emails.

Ngoài cách điền thông tin bằng tay vào Spreadsheet, Yet Another Mail Merge còn có thể import contact từ những Group trong Gmail của bạn.

Dĩ nhiên Yet Another Mail Merge chỉ là 1 Add-on đơn giản, giúp bạn cá nhân hóa email marketing ở dạng cơ bản nhất. Nếu muốn cao siêu hơn, như tự động phản hồi, gửi email theo nhóm,… hãy tìm hiểu Mailchimp, ExactTarget hoặc GetResponse.

Theo Thuthuatmarketing.com