Với thời đại công nghệ thông tin hiện nay, khi mà wifi, 3G phủ sóng mọi nơi từ nhà riêng, văn phòng, quán ăn, quán café, và thậm chí trên các trục đường lớn, chúng ta đã sớm hình thành thói quen giải quyết công việc online. Một trong những công cụ hỗ trợ cho thói quen này đó chính là email. Nếu mỗi cá nhân chúng ta có riêng một địa chỉ email để tạo nên thương hiệu cá nhân, để lưu trữ mọi dữ liệu cần thiết cho công việc lẫn đời sống riêng tư. Vậy thì, trong một doanh nghiệp, nơi có nhiều cá thể như vậy, làm cách nào có thể đồng bộ hóa email, khiến nó trở nên an toàn – bảo mật – dễ kiểm soát? Câu trả lời trong trường hợp này là email server (máy chủ thư điện tử)

Giới thiệu về dịch vụ email server

Email server là máy chủ dùng để nhận và gửi email với các chức năng chính:

– Quản lý account

– Nhận email của người gửi (nội bộ) và gửi cho người nhận hoặc email server của người nhận

– Nhận email từ email server của người gửi (từ bên ngoài) và phân phối email cho người trong hệ thống

Tùy thuộc vào việc cài đặt mà dịch vụ email server cho phép người dùng sử dụng web-mail (web) để nhận email (giống yahoo), hay cho phép sử dụng outlook (application), hay cả 2 (giống như gmail).

Có những loại giao thức email nào?

SMTP, POP3, IMAP là các giao thức được sử dụng để chuyển phát. Mỗi giao thức là tập hợp cụ thể của các quy tắc giao tiếp giữa các máy tính.

SMTP (Simple Mail Transfer Porotocol): được sử dụng khi gửi từ một ứng dụng email như Postfix với một máy chủ email hoặc khi email được gửi từ một máy chủ email khác. SMTP sử dụng cổng TCP 25.

POP3 (Post Office Porotocol version 3) là giao thức dùng để tải email từ một máy chủ email. POP3 sử dụng cổng TCP 110.

IMAP (Internet Message Access Protocol) là giao thức thế hệ mới của POP, sử dụng cổng tcp 143.

IMAP cung cấp truy cập theo ba chế độ khác nhau: offline (ngoại tuyến), online (trực tuyến) và disconnected (ngắt kết nối)

Khi ở chế độ offline, IMAP sẽ tương tự như POP, các thông điệp email được truyền đến máy client, xóa khỏi email server và mối liên kết bị ngắt. Người dùng sẽ đọc và trả lời ở chế độ ngoại tuyến, nếu muốn gửi thư mới thì họ phải kết nối lại.

Ở chế độ online của IMAP, người dùng đọc và làm việc với thông điệp email trong khi vẫn đang giữ kết nối với email server (kết nối mở). Các thông điệp này vẫn nằm ở email server cho đến khi nào người dùng quyết định xóa nó. Chúng đều được gắn nhãn hiệu cho biết loại để “đọc” hay “trả lời”.

Trong chế độ disconnected, IMAP cho phép người dùng lưu tạm thông điệp ở client server và làm việc với chúng, sau đó cập nhập trở lại vào email server ở lần kết nối tiếp. Chế độ này hữu ích cho những ai dùng laptop hay truy cập mạng bằng liên kết quay số điện thoại, đồng thời không muốn bỏ phí những lợi ích điểm của kho chứa thư ở email server.

Trên đây là những kiến thức về email server và các giao thức của nó. Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ email server của VSMAIL tại đây. Hoặc đọc thêm những kiến thức bổ ích liên quan đến email server tại đây.