Khi có tranh chấp, nếu chỉ có giao dịch qua email hoặc các hình ảnh thông tin được lưu trữ toàn bộ trên email server thì tính pháp lý của email trong trường hợp này được giải quyết như thế nào?

Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005, bên cạnh mục đích truyền đạt thông tin thì email còn mang giá trị chứng cứ. Do đó, nếu giữa các doanh nghiệp xảy ra tranh chấp, cần lưu ý về điều kiện, hình thức và thời điểm cung cấp email để qua đó bảo vệ quyền lợi của mình.

Hình ảnh: email có thể làm chứng cứ để giải quyết tranh chấp trong một số trường hợp. ảnh minh họa

Các giá trị pháp lý của email khi giải quyết tranh chấp

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, email hay thư điện tử là một trong các hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu. Email tuy được lưu trữ bởi các phương tiện điện tử, không được thể hiện bằng hình thức văn bản nhưng vẫn mang giá trị pháp lý. Trường hợp pháp luật yêu cầu phải thể hiện bằng văn bản nhưng nếu thông tin chứa trong email vẫn có thể được truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết, như vậy email vẫn được xem là có giá trị văn bản. Ngoài ra email còn mang giá trị chứng cứ và có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được 2 điều kiện:

Điều kiện 1: Nội dung của email phải đảm bảo toàn vẹn, tức chưa bị thay đổi kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một email hoàn chỉnh.

Điều kiện 2: Nội dung email có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Nếu xét về giá trị pháp lý thì email khi được sử dụng làm chứng cứ còn căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo hay lưu trữ hoặc truyền gửi. Cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của email cùng cách thức xác định người tạo ra email và các yếu tố phù hợp khác.

Trong bộ luật Tố tụng dân sự sửa đổi năm 2011 quy định, chứng cứ là các tài liệu đọc được. Do đó email được dùng làm chứng cứ khi được cung cấp và được xác nhận bởi cơ quan và tổ chức có thẩm quyền. Mặc dù vậy, khi thu thập chứng cứ ban đầu doanh nghiệp sẽ rất khó tiếp cận và yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cung cấp xác nhận nội dung email trao đổi giữa các bên. Tong hồ sơ kèm theo Đơn khởi kiện, bên cạnh các chứng cứ khác, có thể in nội dung email trao đổi có giá trị phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp kèm vào trong hồ sơ khởi kiện.

Email trong trường hợp này sẽ tạo thêm cơ sở và căn cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp, qua đó để cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiếp nhận và thụ lý Đơn khởi kiện.

Với tầm quan trọng này của email, các chuyên gia công nghệ số khuyến cào các doanh nghiệp trong quá trình giao dịch với đối tác và khách hàng nên sử dụng dịch vụ email server, email hosting để lưu trữ email phòng ngừa trường hợp tranh chấp xảy ra.