Khi bạn chỉ cần một cú click chuột thì ngay lập tức sẽ nhận được thông báo đã gửi thư. Và người nhận bên kia chỉ trong vài giây ngắn ngủi cũng ngay lập tức có thông báo thư gửi đến. Lẽ nào Mail Server hoạt động theo một quy trình “ngay lập tức” như vậy sao? Tất nhiên là không phải, hệ thống Mail Server luôn mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời nhất về tính năng, song sự thật thì ẩn sâu bên trong nó là những quy trình hết sức phức tạp và tỉ mỉ.

Quy trình hoạt động của một hệ thống Mail Server

Người dùng họ chỉ cần biết rằng thư họ gửi đi chắc chắn sẽ đến được tay người nhận một cách nhanh chóng, thông tin của email được bảo mật một cách tuyệt đối. Còn người nhận, họ cũng chỉ muốn rằng thư gửi đến trong thời gian sớm nhất và còn những tính năng đặc biệt khác nữa. Nhưng chắc chắn một điều họ không cần quan tâm thư đã được gửi đi như thế nào, trải qua những bước ra sao và sao thư lại có thể đến với mình được nhỉ…?

Trong khi đó, để mang lại cho người dùng những trải nghiệm về Mail Server tốt nhất những nhà cung cấp dịch vụ luôn cố gắng có được một quy trình bên trong hệ thống sao cho đầy đủ để hoạt động nhận và gửi email được suôn sẻ. Cụ thể, sẽ có 6 bước tất cả cho một quy trình gửi email trong hệ thống Mail Server:

Bước 1: Soạn thư và gửi, nó có thể là Outlook Express hoặc Gmail, sau đó email sẽ kết nối tới server SMTP tên miền của bạn.

Bước 2: Email mà bạn gửi sẽ liên lạc với server SMTP.

Bước 3: Server SMTP sẽ tìm kiếm tên miền như yêu cầu của người gửi.

Bước 4: Để tìm được máy chủ của người nhận, máy chủ SMTP của người gửi sẽ gửi liên lạc với DNS hoặc máy chủ tên miền. DNS lấy tên miền email của người nhận và dịch nó thành một địa chỉ IP.

Bước 5: Khi máy chủ SMTP đã có được địa chỉ IP người nhận thì có thể sẽ kết nối đến máy chủ SMTP khác.

Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận sẽ quét thư đến. Nếu nhận thấy tên miền và tên người dùng phù hợp nó sẽ tự động chuyển thư đến với người dùng.

Cách sử dụng Mail Server

Về hướng dẫn sử dụng Mail Server thì cách tốt nhất chính là doanh nghiệp cần tìm một nhà cung cấp dịch vụ Mail Server uy tín. Với dịch vụ Mail Server của nhà cung cấp uy tín doanh nghiệp có thể được hưởng tất cả những tính năng tốt nhất mà Mail Server có. Và việc của doanh nghiệp khi đã sử dụng hệ thống Mail Server của nhà cung cấp nào đó thì tất cả những gì họ cần quan tâm chỉ là việc gửi và nhận thư có suôn sẻ không, việc quản lý email có tốt không, mail có bị spam hay đưa vào blacklist hay không…? Còn lại mọi vấn đề khác tất cả đã có nhà cung cấp chuẩn bị đầy đủ cho bạn.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng hệ thống Mail Server hãy liên hệ với Vsmail – một trong những nhà cung cấp Mail Server hàng đầu Việt Nam. Khi đồng ý sử dụng dịch vụ Mail Server của Vsmail thì bạn chỉ việc trải nghiệm những điều tuyệt vời mà nó mang lại cho doanh nghiệp mình, còn lại tất cả những vấn đề khác đều đã có bộ phận kỹ thuật của chúng tôi xử lý.

• Hướng dẫn tạo Email theo tên miền công ty 
• Xây dựng hệ thống mail server cho doanh nghiệp
• Tham khảo bảng giá Email Server