Mail công ty mang đến sự chuyên nghiệp, tin cậy, dễ quản lý thông tin và hoạt động của từng nhân viên cũng như tổng thể toàn doanh nghiệp. Nhưng không phải đơn vị nào cũng chịu bỏ một khoản chi phí hàng tháng để thiết lập mail công ty cho nhân viên của mình. Có thể suy nghĩ dùng các loại mail miễn phí của những người lãnh đạo, điều hành không hẳn sai lầm. Song nếu bạn đang sở hữu một công ty lớn, muốn tạo dựng uy tín trên thị trường ngành và có ít nhất vài chục nhân viên đang làm việc thì chuyện không dùng mail công ty có thể sẽ dẫn tới nhiều sai lầm.

Những nguy cơ cho doanh nghiệp khi không dùng mail công ty

Thử nghĩ mà xem, đối tác của bạn là một doanh nghiệp và bạn phải thường xuyên làm việc với nhiều người ở các phòng ban khác nhau từ kinh doanh đến kỹ thuật, xuất nhập khẩu của công ty đó. Hằng ngày bạn phải check nhiều email từ đối tác và mỗi người sử dụng một tên miền email khác nhau từ Gmail, Yahoo,… thì bạn có cảm thấy “chóng mặt và bực mình”. Nói rộng hơn một chút, hẳn nhiên bạn sẽ làm việc với nhiều đối tác chứ không phải một và đơn vị nào cũng như thế, không có sự phân biệt tên miền thì khi nhìn một đống email, bạn sẽ nghĩ gì và làm gì với chúng?
Có thể thấy, nếu doanh nghiệp không dùng mail công ty sẽ khiến cho khách hàng, đối tác cảm thấy thiếu tin tưởng với mình và dĩ nhiên, uy tín cũng như chỗ đứng của công ty bạn sẽ không tồn tại trong mắt họ.
Vì là hệ thống “cho không” nên khi dùng email miễn phí chứ không phải mail công ty được bảo mật tuyệt đối thì việc các thành phần xấu như hacker sẽ có vô vàn cơ hội để giả danh công ty, hình ảnh của bạn để làm chuyện xấu. Như vậy, doanh nghiệp sẽ phải hứng chịu hậu quả mà họ đã gây ra cũng như mất dần sự tín nhiệm của mọi người.
Việc nhiều nhân viên sử dụng nhiều loại mail khác nhau sẽ khiến cho việc quản lý, kiểm soát thông tin trở nên khó khăn hơn so với việc dùng mail công ty có chung tên miền nhất định.

Như đã nói ở trên, chính việc điều hành thông tin nội bộ của nhân viên thông qua mail miễn phí sẽ vô cùng trở ngại so với mail công ty.
Email miễn phí thường có một số vấn đề như: dung lượng thấp, việc tìm kiếm email khó khăn, chúng thường bị blacklist hay bị đưa vào Spam, cũng như khó gửi email đi,… Từ đó ảnh hưởng rất lớn đến công việc hằng ngày của tất cả mọi người.
Một số tính năng như chặn địa chỉ thư, chống Spam,… trong email miễn phí không có nên nó khiến cho bạn trở nên bực mình khi “check”.

Tất cả những nguy cơ, tác hại trên khi sử dụng mail miễn phí sẽ không còn nếu doanh nghiệp sử dụng mail công ty. Mọi bất tiện sẽ được giải quyết ổn thỏa với mail công ty để doanh nghiệp yên tâm hoạch định kế hoạch quản lý, sử dụng thông tin hiệu quả.

Xem thêm 

• Hướng dẫn tạo Email theo tên miền công ty 
• Dịch vụ Email hosting tại Tp.HCM
• Tham khảo bảng giá Email Hosting tại Vsmail