Mail nội bộ được tạo ra với sứ mệnh đáp ứng nhu cầu trao đổi thư từ không giới hạn giữa những người sử dụng máy tính trong cùng một mạng cục bộ, giúp nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra thông tin hộp thư đi/ đến của nhân viên, đảm bảo việc minh bạch trong giao dịch và bảo mật thông tin nội bộ.Các thư trước khi được gửi đi và nhận về đều được máy chủ kiểm tra virus, hạn chế tối đa việc lây nhiễm virus qua thư điện tử. Hệ thống chống thư rác được cài đặt trên máy chủ giúp ngăn chặn các thư Spam giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của hộp thư. Đặc biệt, bạn sẽ có một địa chỉ hộp thư gắn liền với tên miền của doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống mail công ty giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm soát thư từ trong hệ thống mạng. Bên cạnh đó, mail nội bộ cũng có những giới hạn để giúp việc bảo mật thông tin được tốt trong hệ thống mail.

Công ty của bạn đã có nguyên tắc sử dụng e-mail đúng cách chưa? Nếu chưa, nhân viên của bạn có thể đang vô tình gửi đi thư có thể bị coi là thư rác?

Khi tìm kiếm các giải pháp bảo mật và chống thư rác hệ thống mail nội bộ, các công ty thường quan tâm nhiều hơn đến thư rác đến còn thư rác đi thường không được chú trọng. Mặc dù thư rác đến luôn là mối phiền toái thường trực thì việc xử lý thư rác đi cũng có ý nghĩa quan trọng giúp phòng ngừa rủi ro bị liệt vào danh sách cấm đồng thời giúp duy trì danh tiếng tốt cho công ty. Sau đây là một số hạn chế mà mail nội bộ đặt ra để giúp việc phòng ngừa rủi ro cho mail đi không vào dạng spam

• Hạn chế các email sử dụng ngôn ngữ không phù hợp/ kỳ thị
• Kiểm tra các kết nối với internet như Youtube, facebook…
• Tập đính kèm sẽ được kiểm tra an toàn và thông tin
• Gửi tới khách hàng, ví dụ 25 người nhận trở lên trong trường bất kỳ, Email server sẽ giúp mail không bị liệt vào dạng spam
• Các email có quá nhiều chữ viết hoa…