Ngày nay, với sự tiến bộ của internet, việc giao tiếp và trao đổi công việc đã dần trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đối với các doanh nghiệp, mail công ty được xem là công cụ tối quan trọng để tiếp cận khách hàng cũng như để quảng bá hình ảnh và thương hiệu cho doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy mà việc sử dụng email như thế nào cho chuyên nghiệp được đặt lên hàng đầu.

Dưới đây là một số lưu ý và nguyên tắc cần nhớ khi sử dụng mail công ty

Việc sử dụng email trong công việc hằng ngày phải tuân thủ pháp luật và nguyên tắc của công ty. Những thông tin như phát tán tài liệu khiêu dâm, tấn công người khác qua mail, khủng bố, chống phá chính quyền nhà nước…. đều gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn.

Khi soạn thảo mail, sử dụng lời văn càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt. Tránh lan man, dài dòng hoặc lời văn lủng củng, sai chính tả…

Tiêu đề email phải bao quát được nôi dung mà bạn muốn giải quyết. Đối với những người cần giải quyết một khối lượng lớn công việc qua email thì tiêu đề chính là chìa khóa để giải quyết công việc nhanh chóng dễ dàng. Hạn chế sử dụng các từ ngữ khiếm nhã hoặc khó hiểu trong tiêu đề.

Để thể hiện tính chuyên nghiệp và khoa học, bạn cần hạn chế tối đa lỗi chính tả. Trước khi gửi phải kiểm tra kỹ lưỡng nhiều lần. Một bức thư nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng khách hàng….

Sử dụng file đính kèm một cách khoa học, tên fiel đính kèm phải rõ ràng, theo trình tự. kiểm tra kỹ file nếu không muốn đính kèm nhầm.

Không viết hoa toàn bộ nội dung thư, font chữ đồng nhất, sử dụng văn bản đúng chuẩn mực, dễ đọc hiểu, đẹp mắt….

Tránh việc viết tắt trong các email gửi đến đối tác và khách hàng. Việc viết tắt không chỉ thể hiện thái độ làm việc không nghiêm túc mà còn làm mất điểm trong mắt khách hàng.

Trong email công ty, các nhân viên nên sử dụng chữ ký cá nhân của mình bao gồm tên, chức danh, địa chỉ, số điện thoại… để tăng độ uy tín cho doanh nghiêp.

Hãy trả lời mail sớm nhất có thể sau khi nhận. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối phương cũng như tránh sót email.

Đối với thư rác, hãy tống khứ chúng vào ngăn rác, sử dụng phần mềm chuyên dùng để lọc mail rác….

Ngày nay, tạo mail riêng cho công ty chuyên nghiệp không chỉ có tính năng soạn, gửi thư mà còn được sử dụng để quản lý tài liệu, thời gian biểu… những tiện ích này rất hữu ích cho người dùng.

Sử dụng những nguyên tắc trên khi sử dụng email công ty sẽ giúp bạn tạo cho mình một tác phong làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất công việc cũng như tạo được uy tín và thương hiệu cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm 

• Thiết lập Email nội bộ quan trọng như thế nào
• Tham khảo bảng giá Email hosting 
• Email công ty tại doanh nghiệp