Có những điểm cần phải lưu ý khi triển khai mail server mà không phải bất kì quản trị hệ thống mạng nào cũng lưu tâm. Sau đây là các điểm cần lưu ý:

1. Địa chỉ IP không bị đưa vào hộp thư rác

Bộ lọc trên internet có thể liệt một mail server lúc mới tạo vào hòm thư rác. Nguyên nhân có thể là:

• IP không phù hợp: IP bạn sử dụng có thể bị lạm dụng để phát tán thư rác tràn lan.
• Khi chia sẻ đường truyền internet cho nhiều người dùng, một vài người có thể lợi dụng đường truyền này để phát tán thư quảng cáo, thư rác hoặc email chứa virus. Vì vậy, IP này sẽ bị liệt vào danh sách blacklist.

2. Cần quan tâm thư đi nhiều hơn

Nhiều doanh nghiệp rất chú trọng đến thư đến chứ ít chú trọng đến thư mình gửi đi có “đến nơi đến chốn” hay không. Doanh nghiệp cần quan tâm xem thư của mình gửi đi có đến đúng nơi, đúng khách hàng không, có bị virus bám vào không, hoặc có bị lợi dụng khi chia sẻ đường truyền trên mạng hay không… Việc kiểm tra thư gửi đi quan trọng không kém việc kiểm tra thư đến, đây là cách bảo vệ IP và cả danh tiếng của công ty.

3. Mail server không được cho phép Open Relay Access

Một số mail server sẽ cho phép người dùng không cần phải xác thực vẫn có khả năng gửi email thông qua máy chủ này. Máy chủ mail của bạn vô tình trở thành công cụ cho việc phát tán thư rác. Và qua quá trình bị lợi dụng này, địa chỉ IP của bạn sẽ bị liệt vào blacklist, email gửi đi có thể bị chặn hoặc được bộ lọc cho vào spam.

Với vấn nạn spam hiện nay, hầu hết các hệ thống mail server đã tắt tính năng open relay, tuy nhiên bạn kiểm tra nhiều lần cũng không thừa.

4. Không dùng quá nhiều ngôn ngữ, chữ viết hoa trong mail

Hệ thống mail server hạn chế gửi/nhận thư có ngôn ngữ không phù hợp hoặc ngôn ngữ đặc biệt nào đó. Đồng thời, mail có quá nhiều chữ viết hoa sẽ bị ngăn chặn.

Ngoài ra, mail server có một số hạn chế doanh nghiệp cần lưu ý như: nên thường xuyên kiểm tra đường truyền kết nối với mạng xã hội, kiểm tra mọi tập tin đính kèm có an toàn không, diệt virus…