Trong hầu hết các ứng dụng của email chúng ta dễ dàng thấy hai dòng CC và BCC ngay dưới lòng địa chỉ người nhận. Khá nhiều người không dùng đến tính năng này vì họ không biết đến tác dụng của nó. Điểm chung của nó đều là gửi các bản sao email cho một vài người khác. Vậy còn điểm riêng là gì?

Định nghĩa CC Và BCC

CC là viết tắt của cụm từ “carbon copy”, có thể tạm hiều là các bản sao tạm. Từ carbon copy được bắt nguồn từ việc sử dụng một loại giấy than để tạo ra các bản sao khi viết tay. Do đó, CC được hiểu như việc gửi thêm một bản sao của email cho một số người khác.

Trong danh sách những người được CC trong cùng một email họ sẽ nhìn thấy danh sách và những người nhận khác. Nghĩa là nếu bạn gửi CC cho abc@gmail.com và ABC@gmail.com thì abc sẽ biết rằng ABC cũng được nhận được email đó và ngược lại.

Còn BCC là viết tắt của cụm từ “blind carbon copy”, cũng tương tự như trên, bạn sẽ gửi một bản copy của email đó cho một danh sách các người nhận khác. Tuy nhiên những người trong danh sách này sẽ không thể nhìn thấy những người khác, có nghĩa là họ không được biết rằng có những ai khác cũng nhận được email đó. Những người được gửi bản chính và cách gửi CC cũng sẽ không thể thấy danh sách những người được gửi theo kiểu BCC.

So sánh với cách gửi thông thường

Về lý thuyết thì cách gửi thông thường sử dụng cho những người nhận email của bạn. Còn kiểu gửi CC để gửi một bản sao cho những người quan tâm đến thông tin của email đó, hoặc cần biết rằng bạn đã gửi email đó đến những ai.

Tuy nhiên, thực tế thì CC và cách gửi thông thường khá giống nhau. Nếu bạn cần gửi một email cho bốn người, bạn có thể điền cả 4 địa chỉ vào dòng địa chỉ gửi (To), hoặc bạn cũng có thể chỉ điền một địa chỉ còn 3 địa chỉ còn lại điền trong dòng CC. Cả bốn người đều sẽ nhận được email đó và đều nhìn thấy danh sách những người được gửi.

Trong một trường hợp nếu sếp của bạn muốn bạn gửi email cho khách hàng và yêu cầu bạn xác nhận lại khi đã gửi xong email. Bạn có thể đặt địa chỉ của khách hàng trong dòng To với cách gửi thông thường và đặt địa chỉ email của sếp trong dòng CC, do đó sếp của bạn sẽ nhận được bản sao của email và biết được email đã được gửi đến khách hàng nào. Tuy nhiên nếu bạn không muốn khách hàng nhìn thấy email của sếp (vì điều này là không cần thiết), hoặc bạn không muốn các khách hàng biết được danh sách những người khác cũng nhận được email đó, bạn sẽ phải sử dụng đến kiểu gửi BCC.

Sử dụng CC & BCC hợp lý

Gửi CC khi bạn muốn một vài người khác cũng nhận được email nhưng không phải là người chính. Nó phù hợp với kiểu gửi mail trong công ty khi mà người gửi muốn thông báo cho những người liên quan biết đến mail của mình.

BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác, giống như ví dụ ở trên. Ngoài ra nếu bạn cần gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ, bạn sẽ không muốn những người nhận email đó phải xem một hàng dài các địa chỉ cùng được gửi, do đó kiểu gửi BBC sẽ hạn chế thông tin không cần thiết này.

Hiện nay, hai tính năng hữu ích khá nhiều người dùng lãng quên, song trong một số trường hợp nó vẫn tỏ ra có hữu ích. Dù bạn đang dùng gmail, yahoo hay các dịch vụ email marketing,… thì hiểu được một số tính năng khi gửi email sẽ giúp gửi mail khoa học và công việc được tốt hơn