Người ta vẫn thường nói về vai trò của email doanh nghiệp trong việc quản lý các thông tin nội bộ đồng thời điều hành doanh nghiệp hoạt động theo những quy trình chuẩn mực nhất định. Điều đó góp phần tạo nên hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, giúp tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, trong thời đại mà các hacker hoạt động ngày càng tinh vi như hiện nay thì người ta lại ngày càng lo lắng hơn về các vấn đề bảo mật dữ liệu trong hệ thống email. Vậy chúng ta phải làm gì để bảo vệ mình chống lại những rủi ro?

Hãy cùng tìm hiểu những giải pháp bảo mật email doanh nghiệp sau để giúp các thông tin kinh doanh của bạn có thể tránh được những sự xâm nhập bất hợp pháp.

>> Phát triển danh sách email – Tại sao không?

>> Hướng dẫn thiết lập gửi nhận email trên Iphone – VSMail

>> Private: Biến email thành mối quan hệ thật sự tại sao không?

1. Xây dựng một chính sách email

Bạn nên tạo ra một chính sách email trong công ty, đó vừa là một bản chỉ dẫn về cách thức sử dụng email doanh nghiệp vừa đảm bảo mỗi nhân viên đều nhận thức được rằng công ty đang theo dõi email của nó.

Một chính sách email doanh nghiệp cũng bảo vệ công ty bạn tránh khỏi những vụ kiện tụng liên quan tới người lao động khi họ nghĩ rằng công ty đang xâm phạm đời tư của họ.

2. Hướng dẫn nhân viên

Nên thường xuyên có những buổi hướng dẫn người dùng về việc áp dụng các chính sách email. Hãy giúp họ hiểu được những lợi ích mà hệ thống email doanh nghiệp mang lại chứ không phải người ta tạo ra nó nhằm các mục đích giám sát hoạt động của mỗi nhân viên.

3. Sử dụng các phần mềm diệt Virus

Bạn cần phải đảm bảo rằng hệ thống email doanh nghiệp của bạn phải được bảo vệ bởi các công nghệ chống virus hàng đầu và tất nhiên các công nghệ ấy phải được cập nhập mỗi giờ để chắc chắn rằng chúng có thể loại bỏ được những loại virus vừa mới xuất hiện.

Không những vậy, công ty bạn cũng nên cung cấp cho nhân viên một phần mềm diệt virus có uy tín ngay trên máy của họ để ngăn ngừa việc lây nhiễm virus  từ ổ đĩa USB, CD hay DVD…

4. Cài đặt các bộ lọc thư rác

Việc sử dụng các bộ lọc giúp ngăn ngừa thư rác xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Có rất nhiều bộ lọc trên thị trường, tùy theo cấu hình mà nó có thể tự động loại bỏ các email rác hay cung cấp thêm các tiện ích block web đang theo dõi hệ thống của bạn.

5. Thường xuyên kiểm tra nội dung email

Bạn không thể nào chắc chắn được rằng các nhân viên tuân thủ các chính sách email, do đó, tốt nhất bạn nên cài đặt các phần mềm có thể kiểm tra tất cả các email có nội dung không phù hợp. Ngoài ra, cũng nên kiểm tra file đính kèm và sử dụng các bộ lọc để tránh tình trạng các thông tin bí mật của công ty bị phát tán ra ngoài.

6. Hạn chế các email cá nhân

Việc sử dụng email cá nhân quá nhiều không chỉ làm giảm năng suất của nhân viên mà đó còn có thể là nguồn gốc lan truyền virus. Do đó, bạn có thể cho phép sử dụng email cá nhân nhưng cần phải đưa những quy định chính xác về những gì được thực hiện và không được thực hiện trong chính sách email.

7. Sử dụng các trình duyệt mới nhất

Các trình duyệt phiên bản mới nhất thường cung cấp các chương trình tăng cường bảo mật và điều đó sẽ giúp bảo vệ tốt hơn cho các thông tin trong email doanh nghiệp.

8. Mã hóa email

Việc mã hóa email tương tự như việc tạo thêm một vỏ bọc khiến hacker khó khăn hơn trong việc xâm nhập vào nội dung bên trong. Điều này được thực hiện bởi các phần mềm trả phí tuy nhiên các chương trình miễn phí cũng là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

9. Sử dụng các mật khẩu an toàn

Nên sử dụng các mật khẩu phức tạp,độc đáo và không có tính liên quan đến các thông tin cá nhân của bạn chẳng hạn như ngày tháng năm sinh, tên, số chứng minh nhân dân…. Nó không chỉ dễ đoán mà còn cung cấp cho tin tặc những thông tin về cuộc sống cá nhân của bạn.

Ngoài ra, nên thay đổi mật khẩu thường xuyên đặc biệt là với những người thường sử dụng email doanh nghiệp trên các mạng công cộng.

10. Logout tài khoản khi không sử dụng

Hãy nhớ rằng bạn cần phải logout ra khỏi tài khoản email nếu bạn không  sử dụng nó hoặc bạn cần phải ra ngoài. Việc để tài khoản hoạt động có thể bị những người khác sử dụng để gửi những thông tin liên quan đến công ty ra ngoài gây rắc rối cho bạn và doanh nghiệp.

Trên đây là 10 giải pháp cần thực hiện để bảo mật email doanh nghiệp. Nên hiểu rằng đó là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong công ty, giúp bảo vệ quyền lợi của mình đồng thời bảo đảm rằng các thông tin kinh doanh không bị rò rỉ và phát tán ra ngoài, gây bất lợi cho doanh nghiệp.