Ngày nay, số lượng các công ty sử dụng email doanh nghiệp ngày càng nhiều, đó được coi là một trong những công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và điều hành các hoạt động nội bộ. Tuy nhiên, khi lựa chọn dịch vụ này, hầu hết các nhà quản lý đều thắc mắc rằng liệu giao thức nào là phù hợp và  liệu rằng nó có đảm bảo các hoạt động diễn ra một các thông suốt, hạn chế các rủi ro hay không?

Để giải đáp những thắc mắc đó, mời các bạn cùng tìm hiểu về các giao thức được sử dụng trong hệ thống email doanh nghiệp và môi trường mà các giao thức ấy hoạt động tốt nhất.

>> Bảo mật email doanh nghiệp – Đâu là giải pháp?

>> Tại sao công ty bạn nên sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp?

>> Doanh nghiệp điêu đứng vì hệ thống mail bị lỗi

Các giao thức cơ bản được sử dụng trong email doanh nghiệp

1. Giao thức POP (Post Office Protocol)

Đây là giao thức cung cấp cơ chế truy cập và lưu trữ hộp thư cho người dùng. Ngày nay, người ta biết tới hai phiên bản chính của giao thức này là POP2 và POP3, tuy khác nhau về các câu lệnh nhưng chúng đều mang chức năng lấy về những thông tin email để dùng trên những máy tính cục bộ có băng thông hạn chế.

Với việc sử dụng POP, người dùng có thể đọc được những nội dung email ngay trong chế độ offline đồng thời có thể xóa được các email đã tải về ra khỏi hệ thống máy chủ.

2. Giao thức IMAP (Internet Message Access Protocol)

Đây là giao thức hỗ trợ lưu trữ và truy xuất hộp thư người dùng. Trong quá trình sử dụng, nhà quản lý hệ thống có thể lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ, sau đó xử lý các email chẳng hạn như đánh dấu mail đã đọc và xóa nó đi.

Như vậy IMAP có thể cho phép truy cập từ xa các email lưu trên một server đầu xa, điều đó cho phép nhiều người dùng hay nhiều máy khách khác nhau có thể cùng quản lý một hộp thư đến. Và cho dù bạn đăng nhập một máy tính từ bất cứ đâu thì những thay đổi bạn tạo ra với các bản sao cục bộ sẽ ngay lập tức được đồng bộ với server.

3. Giao thức Webmail

Đây là ứng dụng mà email doanh nghiệp cho phép người dùng truy cập thông qua trình duyệt của họ. Nếu sử dụng webmail, bạn có thể truy cập các mail trên máy chủ từ bất kỳ máy tính nào có kết nối internet và trình duyệt. Từ đó bạn có thể đăng nhập webmail thông qua trình duyệt đồng thời đọc và gửi các tin nhắn thông qua nó.

Vậy giao thức nào là tốt nhất khi triển khai email doanh nghiệp?

Có thể thấy rằng sự phù hợp của mỗi giao thức phụ  thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Bạn nên xác định rõ môi trường mà mình sẽ sử dụng để có sự lựa chọn hoàn hảo nhất.

– Chọn POP khi:

 + Bạn chỉ muốn truy cập email từ một thiết bị duy nhất.

 + Truy cập thường xuyên cho dù không có kết nối Internet.

– Chọn IMAP khi:

 + Bạn muốn truy cập email doanh nghiệp từ bất kỳ máy tính nào.

 + Nơi bạn làm việc luôn có kết nối internet thường xuyên và đáng tin cậy.

+ Bạn chỉ có một không gian lưu trữ dữ liệu hạn chế.

– Chọn Webmail khi:

 +   Bạn muốn kiểm tra email ngay trên trình duyệt web mà không cần phải cài đặt các phần mềm khác.

 +  Bạn muốn kiểm tra email trực tuyến trên nhiều máy tính khác nhau.

Trên đây là những giao thức thường được sử dụng trong hệ thống email doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp công ty bạn lựa chọn được giao thức phù hợp và phát huy tối đa các tính năng.