Không chỉ là email doanh nghiệp mà tất cả các loại hình email nói chung muốn sử dụng chúng trong mục đích kinh doanh thì điều quan trọng nhất là phải tạo được ấn tượng tốt. Ấn tượng tốt sẽ có cơ hội và xây dựng được niềm tin đối với những người mà mình làm kinh doanh thường xuyên. Chính vì vậy khi sử dụng mail, đặc biệt là email doanh nghiệp cần lưu ý những điều cơ bản sau:

Luôn luôn có dòng chủ đề

Chủ đề luôn là mối quan tâm lớn nhất của những người gửi và nhận email. Chủ đề email sẽ giúp người nhận phân loại email và nắm bắt được mail gửi đến hướng về điều gì. Từ chủ đề email, người nhận sẽ biết mình có cần đọc email hay không, có cần xử lý gấp không,… Giữ chủ đề ngắn gọn nhưng chuyển tải đầy đủ nội dung mình muốn nói chính là điều quan trọng nhất. Tránh bất cứ lỗi chính tả nào bởi sẽ khiến người nhận nghĩ rằng bạn chính là một spammer.

Địa chỉ liên hệ rõ ràng

Đó là một ý tưởng tốt để đảm bảo rằng bạn có địa chỉ liên lạc của bạn một cách chính thức khi bạn đang gửi đi một email doanh nghiệp. Tất nhiên, nếu khách hàng cho bạn biết rằng bạn có thể gọi họ bằng tên đầu tiên của họ thì điều đó rất tốt, bởi vì thông qua địa chỉ email chính thức bạn đã cho họ thấy được sự tin tưởng đối với bạn. Trong khi nhiều người được coi là tốt với việc gọi bằng tên của họ, nhưng nếu bạn làm điều này quá nhanh trong một mối quan hệ kinh doanh, nó có thể được xem như là một tiêu cực đối với bạn. Bắt đầu với một địa chỉ chính thức và đi từ đó một cách từ từ để có được kết quả tốt nhất.

Giữ định dạng đơn giản

Trong hầu hết các thông tin liên lạc nên giữ cho các định dạng đơn giản. Với tất cả các bộ lọc spam trên mạng những hình ảnh nào có định dạng phức tạp sẽ dễ bị chặn bởi bộ lọc thư rác, và đương nhiên khi đó thư của bạn trở thành thư rác. Cũng cần lưu ý một điều rằng có thể những người nhận email của bạn không có cấu hình email để hiển thị những định dạng email mà bạn sử dụng, vậy thì email bạn gửi đi sẽ biến thành email không chuyên nghiệp.

Tránh đính kèm

Nếu bạn có các tập tin lớn mà bạn cần gửi, tốt nhất bạn nên xóa nó ra khỏi email, thay vào đó bạn có thế úp nó lên một website lưu trữ, sau đó trỏ link tới trang web đó cho khách hàng tải về khi nào họ cần. Tuy nhiên trong hầu hết trường hợp gửi file đính kèm là không cần thiết. Khi bạn gửi file đính kèm có khả năng một số người không có phần mềm để mở tập tin và coi như họ không thể xem được file đó. Trong một số trường hợp, những người không nhận email với file đính kèm sẽ tự động xóa chúng, nghĩ rằng họ là thư rác.

Chữ ký tập tin

Khi bạn gửi email doanh nghiệp thì chữ ký tập tin là vô cùng quan trọng. Để có chữ ký tốt bạn tránh làm cho những tập tin quá dài, giữ nó ở khoảng 3 – 5 dòng là được. Chữ ký thường cung cấp tên công ty, liên kết trang web của bạn, điện thoại di động và kèm theo một câu slogan ý nghĩa.

Sử dụng email doanh nghiệp là cả một nghệ thuật. Đừng vì những sai lầm nhỏ phía trên mà mất đi những cơ hội hợp tác với khách hàng mình đang hướng tới.

Xem thêm:

• Thiết lập email nội bộ quan trọng như thế nào với doanh nghiệp
• Cách tạo email theo tên miền riêng có lợi cho doanh nghiệp
• Tham khảo bảng giá Email doanh nghiệp tại Vsmail