Tất cả chúng ta đều biết sử dụng email doanh nghiệp chính là một cơ hội to lớn trong những lần giao dịch với khách hàng, nhưng để sử dụng nó sao cho hiệu quả thì không phải ai cũng biết.

>> Welcome email – Khởi đầu cho những thành công

>> Sử dụng email hosting, nâng tầm thương hiệu

>> Sử dụng mail công ty như thế nào là chuyên nghiệp?

Sau đây là những cách viết email chuyên nghiệp để tăng hiệu quả khi giao dịch:

Tuân thủ quy tắc gửi email của công ty

Email doanh nghiệp là email mang dấu ấn riêng của chính doanh nghiệp đó, mọi hoạt động sử dụng email đều không nằm ngoài mục đích phục vụ tốt cho công ty. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy tắc và nội quy về viết và nhận email, vì vậy người dùng luôn phải có thái độ nghiêm túc nhất. Không dùng email cho những mục đích cá nhân, không chọc phá, trêu đùa hay đe dọa người khác,… đó cũng là cách bảo vệ danh tiếng công ty tốt nhất, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân trong cách dùng email.

Nội dung ngắn gọn

Khi viết email, cố gắng soạn thảo nội dung càng ngắn càng tốt. Tập trung vào chủ đề cần truyền tải, không dài dòng, lan man,… trừ khi mail đó dùng để giải trình hoặc nêu nguyên nhân sự việc. Ngắn gọn chính là điểm khác biệt lớn nhất giữa email doanh nghiệp và email cá nhân.

Tiêu đề súc tích

Tiêu đề cần bao quát được hết nội dung email. Và một email được gọi là chuyên nghiệp thì email đó càng không thể không đặt tiêu đề. Mỗi ngày lãnh đạo phải đọc rất nhiều email, việc viết tiêu đề súc tích giúp người nhận có thể phân loại và trả lời email dễ dàng hơn; công việc vì thế cũng được tiến hành nhanh hơn.

Chú ý lỗi chính tả

Lỗi chính tả chính là lỗi tố cáo sự thiếu chuyên nghiệp của người viết nhiều nhất. Trước khi gửi mail bạn nên đọc qua vài lần, hoặc kiểm tra lỗi chính tả tự động của máy tính. Một email có quá nhiều lỗi chính tả không chỉ thể hiện sự cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp mà còn không tôn trọng người nhận. Và chẳng có ai lại thích làm việc với một người thiếu chuyên nghiệp đến vậy.

File đính kèm

Sử dụng file đính kèm phải khoa học, được đặt tên một cách rõ ràng và hợp lý. Tốt nhất tên file phải đặt tên theo thời gian và nội dung công việc, đặt tên không dấu. Ngoài ra, một lỗi thường gặp của những người thiếu chuyên nghiệp nữa là gửi email đính kèm nhầm lẫn hoặc file đang viết dở. Điều này sẽ làm mất thời gian của người nhận và để họ có thiện cảm không tốt về bạn.

Tránh những từ viết tắt

Với email cá nhân bạn có thể thoải mái hơn khi sử dụng những từ ngữ viết tắt mà mọi người đều ngầm hiểu được. Nhưng với email doanh nghiệp, bạn là người đại diện cho doanh nghiệp đang giao dịch với khách hàng, việc bạn viết tắt sẽ khiến một số người không hiểu, hoặc có hiểu họ cũng đánh giá không tốt về bạn cũng như doanh nghiệp của bạn.

Trình bày đẹp mắt, dễ nhìn

Các câu và đoạn nên để khoảng cách để người xem không bị rối. Nên in đậm những chủ đề chính hoặc những nội dung cần nhấn mạnh. Không nên viết in hoa toàn bộ nội dung email, sẽ làm người đọc rất khó chịu. Và điều làm họ bực mình nữa là việc sắp xếp các chữ in nghiêng, in đậm không hợp lý, thống nhất khiến họ rối mắt.

Trả lời email nhanh nhất

Khi nhận được email, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách trả lời các email càng nhanh càng tốt. Tốt nhất là cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ bằng những lời lẽ có ý nghĩa, lịch thiệp. Điều này không chỉ thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn mà còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người khác.

Sử dụng chữ ký cá nhân

Trong các email chuyên nghiệp bạn nên sử dụng chữ ký cá nhân, bao gồm: Tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại. Để người nhận có thể biết bạn là ai, ở bộ phận nào,… điều này đặc biệt quan trọng đối với những người bạn gửi email lần đầu.

Trên là những cách trong rất nhiều các cách để viết email chuyên nghiệp. Hãy tạo cho mình tác phong chuyên nghiệp bắt đầu từ cách viết email doanh nghiệp bạn sẽ nhận thấy điều đặc biệt.