Có thể thấy email là một trong những phương thức quan trọng để doanh nghiệp thiết lập các mối quan hệ với khách hàng, hỗ trợ liên lạc giữa các nhân viên và nâng cao năng suất tổng thể.

Email được xem là một kênh truyền thông phổ biến khi mà một số thống kê cho thấy 87% tất cả các thông tin liên lạc trong công ty đều thông qua email. Không những vậy để đảm bảo yêu cầu liên lạc thông suốt, mọi lúc mọi nơi, các hình thức email hỗ trợ tính năng cho các thiết bị di động cũng được nhiều đơn vị chú trọng.

Tuy nhiên, quay lại thời điểm ban đầu, khi mà email miễn phí được coi là một giải pháp lý tưởng. Nó là miễn phí, và dễ dàng đăng ký đồng thời có hầu hết các chức năng cơ bản để làm việc. Tuy nhiên, một khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, người ta lại nhận thấy email miễn phí tiềm ẩn quá nhiều rủi ro. Mặc dù bạn không tốn bất kỳ chi phí nào cho việc đăng ký và sử dụng nó nhưng những nếu tính về những lợi nhuận bị mất đi hay những chi phí để khắc phục hậu quả thì lại là một con số khá lớn.

>> Bật mí tất tần tật về mail công ty

>> Giá trị mà mail công ty mang đến cho doanh nghiệp

>> Một Số Nguyên Tắc Khi Sử Dụng Mail Công Ty

Email miễn phí tác động đến các vấn đề như:

– Nhận thức của khách hàng: Họ sẽ không tin tưởng vào những gì được chào mời thông qua email miễn phí đồng thời doanh nghiệp cũng không thể tạo được một dấu ấn riêng khi bạn sử dụng những địa chỉ mail không có sự khác biệt.

– Năng suất của nhân viên: Việc thư điện tử rơi vào spam, không gửi được thư hay hằng ngày nhân viên phải đối mặt với lượng thư rác lớn trong hòm thư của mình khiến năng suất của họ bị giảm sút nghiêm trọng.

– Ảnh hưởng tới các kế hoạch dài hạn của công ty: Không tạo dựng được hình ảnh của một thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp, dễ gây nhầm lẫn với các công ty cùng ngành. Đồng thời khi doanh nghiệp mở rộng quy mô thì không gian lưu trữ hạn chế của email miễn phí dường như không đáp ứng đủ yêu cầu.

Vậy nên có thể thấy rằng mặc dù email miễn phí mang lại những lợi ích ban đầu nhưng xét về lâu dài nó ảnh hưởng khá lớn đến năng suất tổng thể của doanh nghiệp.

Điều cần làm lúc này là thay đổi chiến lược, mỗi doanh nghiệp nên đầu tư cho mình một hệ thống email có trả phí để tận dụng không gian lưu trữ, thiết lập các tính năng hỗ trợ và đảm bảo vấn đề bảo mật.

Vậy email doanh nghiệp có trả phí tạo nên những tác động như thế nào?

– Xây dựng nhận thức cho khách hàng: Một địa chỉ email sử dụng tên miền công ty cụ thể cho phép một tổ chức được công nhận nhanh chóng và hình thành “top – of – mind” đối với khách hàng.

Ngoài ra, trong thời kỳ mà kinh doanh trực tuyến phát triển mạnh như hiện này, các doanh nghiệp và khách hàng tương tác chủ yếu thông qua các website thì địa chỉ email theo tên miền riêng cũng phần nào phản ánh thương hiệu, tạo nên một cầu nối tin cậy giữa doanh nghiệp và khách hàng.

– Giải quyết vấn đề Spam: Thực tế cho thấy, thư rác đang là một vấn nạn gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hiệu suất tổng thể của một doanh nghiệp, khiến mỗi người phải mất hàng giờ để chọn lọc những bức thư có giá trị và loại bỏ các liên lạc không mong muốn. Đó là một hạn chế của email miễn phí

Ngoài ra, việc sử dụng email miễn phí trong giao dịch còn khiến các thành viên trong nhóm nhầm lẫn đó là thư rác,khiến đối tác không tin tưởng và làm cho khách hàng thất vọng.

Vậy nên việc sử dụng email doanh nghiệp là cần thiết. Các email theo tên miền riêng không chỉ mang lại độ tin cậy cao hơn mà nó còn được vượt qua được các bộ lọc thư rác đồng thời loại chống thư rác xâm nhập vào hộp thư của nhân viên.

– Hoạt động thông suốt đến 99,9%: Có một vấn đề thường xuyên xảy ra là hệ thống email trải qua trung bình 53 phút thời gian chết mỗi tháng, khiến các giao dịch bị gián đoạn, và nó đặc biệt nghiêm trọng nếu bạn đang có một vấn đề gấp cần giải quyết.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng email doanh nghiệp, bạn sẽ được đảm bảo các hoạt động diễn ra thông suốt trong khoảng 99,9% thời gian, điều đó sẽ cải thiện hiệu năng và mang lại sự tin tưởng cho khách hàng.

– Hỗ trợ các thiết bị di động: Đây là một tính năng mà email miễn phí bị hạn chế. Tuy nhiên, trong thời kỳ mà smartphone trở nên thông dụng như hiện nay thì việc có thể làm việc trên các thiết bị này sẽ khiến công việc trở nên linh hoạt hơn. Bạn có thể giải quyết mọi vấn đề ở mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào những chiếc máy tính cồng kềnh.