Email doanh nghiệp – một dịch vụ dường như không còn quá xa lạ với hầu hết các tổ chức nhà nước cũng như những đơn vị kinh doanh thời hiện đại. Email doanh nghiệp như một phần của bộ nhận diện thương hiệu, tạo nên hình ảnh một công ty chuyên nghiệp và mang lại sự an toàn, độ tin cậy tuyệt đối với đối tác cũng như khách hàng. Nhưng làm thế nào để triển khai dịch vụ email doanh nghiệp hiệu quả nhằm tạo nên những thành công ấy?  

>> Không dùng mail công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng gì

>> Doanh nghiệp mất tiền tỷ vì bị hack email

>> 13 nguyên tắc vàng khi dùng email công ty

Mời các bạn cùng tìm hiểu về quá trình triển khai hệ thống email doanh nghiệp qua phần nội dung tiếp theo.

Tìm kiếm các công ty cung cấp dịch vụ

Việc đầu tiên mà bạn  cần làm là phải lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín.

Sau khi đã đăng ký thuê dịch vụ email dành cho doanh nghiệp từ đơn vị đó, họ sẽ cung cấp cho bạn tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào mail.

Bước tiếp theo mà bạn cần làm là truy cập vào: https://gmail.com, điền tên đăng nhập, mật khẩu và bước đầu kích hoạt tài khoản vừa được cung cấp đồng thời bạn phải thay đổi các thông tin để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối của tài khoản của công ty.

Quá trình triển khai email doanh nghiệp

Sau khi đã có một tài khoản riêng được cung cấp từ các đơn vị cho thuê email doanh nghiệp uy tín, công việc tiếp theo bạn phải làm là thiết lập một hệ thống email cho toàn công ty với cấu trúc email là abc@tencongty.com .

Khi mọi thiết lập đã xong xuôi bạn sẽ có một hệ thống email doanh nghiệp mà các máy trạm sẽ được kết nối với một máy chủ duy nhất và nhiệm vụ của máy chủ là quản lý toàn bộ các email trong công ty và các hoạt động xảy ra với email đó.

Tuy nhiên, bạn cần phải có một người quản trị để làm việc với máy chủ và quản lý toàn bộ các email ra vào trong công ty. Người quản trị này cần hiểu rõ cơ chế hoạt động cũng như những tính năng đặc biệt của hệ thống email doanh nghiệp. Những kiến thức này có thể được cung cấp từ chúng đơn vị cho thuê hệ thống, và khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh nằm ngoài tầm kiếm soát, họ cần phải thông báo ngay cho đơn vị cho thuê để tìm phương pháp giải quyết kịp thời, nhanh chóng.

Với hệ thống email doanh nghiệp, bạn sẽ có được sự quản lý dễ dàng hơn khi có bất kỳ sự thay đổi nhân sự nào trong công ty đồng thời sự thay đổi này hoàn toàn không gây ảnh hưởng gì đối với các tài khoản khác trong cùng hệ thống.

Trên đây là quá trình triển khai hệ thống email doanh nghiệp. Hy vọng sau khi hiểu về cơ chế hoạt động và công việc triển khai, mỗi đơn vị sẽ thành công hơn trong việc sử dụng email doanh nghiệp.