Thư rác ngày nay trở thành nỗi ám ảnh kinh hoàng đối với những người dùng email cho công việc hàng ngày. Các hệ thống máy chủ mail được thiết lập nhằm lọc mail chính xác, khắt khe, tránh tình trạng “làm phiền” của những email rác. Một email muốn đến được với người nhận thì phải vượt qua được những vòng kiểm soát chặt chẽ với những cấp độ khác nhau.

Vòng 1: Máy chủ nhận mail

Có 2 mức lọc spam email ở vòng này:

• Từ chối nhận mail: thư sẽ bị xoá hoặc trả về cho bên gửi.
• Nhận mail nhưng cho vào hộp thư rác (Spam Mail, Junk Mail,…)

Vòng 2: Tại máy tính của người nhận

Phần mềm Mail Client (Outlook, ThunderBird,…), các phần mềm Personal Internet Security có chức năng lọc những email mà nó xác định là spam.

Cơ chế kiểm tra tính hợp lệ của email để xác định cách khắc phục:

Kiểm tra địa chỉ IP:

Cơ chế: Máy chủ của người nhận sẽ kiểm tra IP của người gửi (cụ thể là mail server gửi) là động hay tĩnh, nếu là động sẽ bị đánh dấu là spam.

Cách khắc phục: Phải sử dụng IP tĩnh cho server gửi mail.

Kiểm tra MX Record:

Cơ chế: Máy chủ bên nhận thực hiện truy vấn MX Record của tên miền gửi, nếu không khớp thì đánh dấu là spam.

Cách khắc phục: tạo MX Record hợp lệ.

Kiểm tra blacklist:

Cơ chế: Nếu IP hoặc tên miền gửi mail nằm trong blacklist của người nhận thì mail sẽ bị từ chối.

Nguyên nhân của tình trạng này là:

• IP gửi nằm trong 1 dãy IP đã bị chặn trước đó.
• Máy tính của người dùng đang bị nhiễm Virus, Spyware, Malware, Worm hay Trojan dẫn đến việc tự động phát tán email ra ngoài hàng loạt, trong mail có thể gắn kèm phần mềm mã độc.
• Gửi mail đồng thời cho quá nhiều người mà bị cho là hành động gửi thư rác.

Cách khắc phục: Tăng cường các giải pháp bảo mật toàn diện trong hệ thống mạng của tổ chức. Đối với trường hợp IP hoặc dãy IP bị chặn thì cần sự phối hợp của đơn vị quản lý cấp phát dãy IP đó để yêu cầu các tổ chức Anti Spam loại ra khỏi danh sách đen.

Kiểm tra nội dung mail:

Cơ chế: Máy chủ của người nhận kiểm tra tiêu đề, nội dung, file đính kèm,.. nếu nhận thấy vi phạm các policy đã được thiết lập thì sẽ bị đánh dấu là spam.

Cách khắc phục: Nhân viên quản trị hệ thống phải hướng dẫn mọi người sử dụng email đúng và hiệu quả.

Như vậy chúng ta thấy rằng dù chúng ta sử dụng hệ thống mail server chuyên nghiệp thì cũng không chắc chắn 100% thư chúng ta gửi đi sẽ đến tận tay người nhận. Để đảm bảo vào hộp thư đến của người nhận thì người gửi cần nắm rõ cơ chế lọc mail trên để thực hiện và điều chỉnh sao cho phù hợp.

Tham khảo thêm
>> Đăng kí email theo tên miền riêng 
>> giải pháp email cho doanh nghiệp
>> Dịch vụ Email hosting chuyên nghiệp tại Tp.HCM