Chính sách chống thư rác của VSmail

Khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của VSmail đồng nghĩa với việc khách hàng đồng ý với các quy định trong Chính sách chống Thư rác của VSmail bên dưới và tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của pháp luật (mới nhất là Nghị định 77/2012/ND-CP về chống thư rác).

1. Giải thích thuật ngữ

Người sử dụng: là những người sử dụng dịch vụ của VSmail, gửi email từ hệ thống của VSmail thông qua phần mềm do VSmail cung cấp.

Danh sách email: mỗi địa chỉ email và các thông tin kèm theo của cá nhân hoặc tổ chức đã đăng ký nhận tin được gọi là một liên hệ.

Danh sách email: một nhóm các liên hệ được gọi là danh sách liên hệ, hoặc gọi tắt là danh sách.

Blacklist: là các danh sách đen chứa thông tin về những người gửi thư rác.

2. Với người sử dụng VSmail

Sử dụng Danh sách email

Tất các những người sử dụng dịch vụ của VSmail phải đồng ý chỉ gửi đi những bản tin email được phép. Điều đó có nghĩa là tất cả những người nhận phải thuộc diện đã đăng ký nhận email từ người gửi.

Việc đăng ký nhận tin có thể được thực hiện thông qua mẫu đăng ký trên website hoặc bản đăng ký trên giấy. Bất kỳ mẫu đăng ký nào cũng nên bao gồm mô tả rõ ràng về cái gì sẽ được gửi và gửi đi với tần suất bao nhiêu. Danh sách có được từ mua bán sẽ không được sử dụng trong hệ thống VSmail bất kể nguồn gốc hoặc có được cho phép hay không.

Là người sử dụng VSmail, bạn không được:

• Quét email từ các website
• Mua bán danh sách email (dù họ đã đăng ký hay không)
• Tự điền thông tin vào mẫu đăng ký nhận tin của bạn
• Đưa người nhận vào một danh sách nhận tin không liên quan
• Gửi những nội dung không liên quan đến danh sách
• Thêm địa chỉ email vào danh sách mà không có sự cho phép của người nhận
• Gửi email cho những người đã yêu cầu được xóa khỏi danh sách của bạn

Bạn có thể:

• Gửi đi những bản tin thông thường đến những người đã đăng ký nhận nó
• Gửi đi thông tin và nội dung đến những người đã yêu cầu nhận nội dung trong các chủ đề từ tổ chức của bạn

Quyền sở hữu và quản lý danh sách email

Tất cả danh sách email và các thông tin của khách hàng lưu trữ trên VSmail thuộc quyền sở hữu của khách hàng. Khách hàng có toàn quyền sử dụng và có nghĩa vụ tự bảo vệ thông tin tài khoản đăng nhập của mình tại VSmail. VSmail có nghĩa vụ tôn trọng và giữ bí mật mọi thông tin của khách hàng. Mọi khiếu nại của khách hàng do việc khách hàng tự làm lộ mật khẩu của mình sẽ không được giải quyết.

Chuyển giao Danh sách email

Xin lưu ý rằng, khi một người nhận đã đăng ký nhận tin từ một trong các danh sách của bạn thì điều đó không có nghĩa là bạn được phép chuyển họ vào các danh sách khác hoặc gửi cho họ những nội dung không giống với những gì họ đã đăng ký nhận, kể cả gửi qua chính danh sách họ đã đăng ký.

3. Với những người nhận email, các ISP và các nhà quản lý blacklist

VSmail không nhân nhượng trong chính sách chống thư rác. Tài khoản của người sử dụng sẽ bị khóa nếu người sử dụng gửi đi email mà không được sự đồng ý của người nhận. Hãy gửi những  thông báo về bất kỳ hành vi hay nghi ngờ nào của bạn liên quan tới thư rác tới hòm thư support@vsmail.vn địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Các ISP và các nhà quản lý blacklist cũng có thể liên hệ với chúng tôi thông qua support@vsmail.vn

Mối quan hệ giữa ISP và quản lý Blacklist

VSmail đã xây dựng mối quan hệ với nhiều người đứng đầu các ISP và các nhà quản lý blacklist. Những mối quan hệ này thường bao gồm việc chia sẻ các thông tin về các chính sách, kinh nghiệm và các vấn đề cần quan tâm. Nếu bạn là một ISP, nhà quản trị mail hay chủ sở hữu blacklist và muốn hợp tác với chúng tôi, xin hãy liên hệ qua abuse@ VSmail.vn

4. Thực thi chính sách

Biện pháp quản lý thực thi

VSmail có chính sách chống spam nghiêm ngặt. Các biện pháp nghiêm ngặt chúng tôi dùng để quản lý việc thực thi chính sách này bao gồm, nhưng không chỉ giới hạn trong số đó:

• Chúng tôi xem xét và giám sát các danh sách lớn được nhập vào. Bao gồm việc xem xét nguồn danh sách, tuổi của danh sách, phương thức thu thập, và trạng thái xác nhận.
• Chúng tôi sử dụng một công cụ kiểm tra nội dung để lọc các email chứa những từ hay được sử dụng trong thư rác.
• Chúng tôi yêu cầu người sử dụng ký tên vào thông báo sau trước mỗi lần gửi: “Tôi xác nhận tất cả thư được gửi đi đều có sự cho phép của tât cả người nhận.”
• Một bản báo cáo sẽ được ghi lại cho mỗi email được gửi thông qua hệ thống.
• Bất kỳ khách hàng nào tìm thấy việc sử dụng Mymail để gửi spam sẽ bị ngưng sử dụng dịch vụ.
• Chúng tôi lưu trữ địa chỉ IP và ngày đăng ký cho mỗi đăng ký nhận tin mới.
• Tất cả các email, dù là định dạng text hay html, đều phải chứa yêu cầu ngừng nhận email bằng đường link phía dưới của tin nhắn. Yêu cầu ngừng nhận thư này không thể bị xóa bỏ.

Thủ tục xử lý khiếu nại

Chúng tôi có chính sách chống spam chặt chẽ. Tài khoản của bạn sẽ bị khóa nếu bạn gửi email spam. Thư spam được hiểu là những email được gửi với số lượng lớn tới những nhóm người mà bạn không có quan hệ trong kinh doanh hay không yêu cầu nhận thư của bạn. VSmail được sử dụng với mục đích kinh doanh và cho các tổ chức những người thiết lập một danh sách các địa chỉ email đã đăng ký. Chúng tôi chỉ cung cấp các sản phẩm của mình cho những người thực hiện theo đúng chính sách chống thư rác của chúng tôi. Sử dụng hệ thống để gửi email tới các địa chỉ thu thập được theo nhiều cách khác hơn là cho người nhận đăng ký nhận tin danh sách của bạn có thể bị phạt theo Nghị định chống thư rác 90/2008/NĐ-CP của Chính phủ.

Để xác định rõ bạn có gửi thư spam hay không, chúng tôi sẽ:

• Xem xét nội dung của mail bằng câu hỏi
• Xem xét danh sách của bạn có giống một danh sách tự thu thập không
• Xem xét các phàn nàn spam
• Xem bản ghi để thấy người nhận đã đăng ký nhận tin khi nào và địa chỉ IP của họ

Thủ tục xử lý khiếu nại không đúng

Chúng tôi biết rằng có thể những người đã đăng ký nhận tin từ bạn quên mất rằng họ đã đăng ký. Vì lý do này, chúng tôi giữ địa chỉ IP và ngày đăng ký cho tất cả các đăng ký nhận tin mới. Nếu chúng tôi nhận được lời khiếu nại từ một người nhận mà chúng tôi có giữ các thông tin trên, và email được gửi tới họ chứa đựng nội dung họ đã đăng ký nhận, thì chúng tôi sẽ thông báo cho người nhận ngày đăng ký nhận tin và địa chỉ IP, kèm theo đó là link để người nhận có thể từ chối nhận thư của bạn.

Với loại phàn nàn này, chúng tôi sẽ thông báo tới bạn, giải thích tại sao và kiểm tra website của bạn và có thể đề nghị bạn thay đổi các thông báo và mô tả bạn cung cấp khi người nhận đăng ký vào danh sách của bạn.

Trường hợp người phàn nàn không đăng ký nhận tin qua website của bạn (tức là được nhập vào hệ thống) sẽ không có bản ghi về IP và ngày đăng ký nhận tin. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ nghiên cứu tình huống, xem xét email bằng các câu hỏi, và nếu điều đó khẳng định rằng bạn có thể đã gửi email trái phép, chúng tôi sẽ ngay lập tức khóa chức năng gửi thư trong tài khoản của bạn và sẽ liên hệ với bạn qua email hoặc điện thoại ngay sau đó. Khi chúng tôi nhận được phản hồi từ bạn, và có thể xác minh rằng người nhận đã đăng ký nhận tin từ bạn chúng tôi sẽ khôi phục lại khả năng gửi mail cho bạn.

Chuyển Người nhận tin sang Danh sách khác

Xin lưu ý rằng nếu một cá nhân đăng ký nhận tin từ một danh sách của bạn, điều đó KHÔNG cho phép bạn có quyền chuyển người đó sang danh sách khác; hoặc gửi cho người đó nội dung khác với các nội dung đăng ký, ngay cả là gửi qua chính danh sách đó. Điều này là phù hợp với chính sách chống thư rác của chúng tôi.

Thư rác (spam) là gì?

Thư rác là thư điện tử trái phép, còn được gọi là spam mail, junk mail, unsolicited email hay UCE (Unsolicited Commercial Email). Nếu bạn gửi email với số lượng lớn đến một số người nhận, những người không yêu cầu nhận nó, nó sẽ được coi là thư rác, bất kể nội dung của email. Bằng cách chỉ gửi email đến những người đã yêu cầu để được nhận nó, bạn đang tuân theo những hướng dẫn gửi email hợp pháp, và chính sách chống thư rác của VSmail.

Tại sao chúng ta phải chống thư rác?

Không một ai thích nhận thư rác. Nó là một gánh nặng cho các server mail và gây phiền toái cho tất cả những người nhận được nó. Nếu chúng tôi cho phép một khách hàng gửi đi thư rác thông qua máy chủ của chúng tôi hoặc không thực thi nghiêm chỉnh chính sách chống thư rác, địa chỉ IP và tên miền của chúng tôi sẽ bị rơi vào blacklist (danh sách đen). Nhiều nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và dịch vụ lọc email sử dụng các blacklist này. Nếu một trong các máy chủ của chúng tôi bị đưa vào vào blacklist, tất cả các email gửi đi thông qua máy chủ này tới những người nhận tin dùng ISP hoặc hoặc dịch vụ lọc email sử dụng blacklist, email sẽ không nhận được.

Điều này được áp dụng cho tất cả các khách hàng của chúng tôi. Một khi đã rơi vào blacklist, sẽ rất khó khăn và thường không thể gỡ bỏ khỏi danh sách được. Vì thế, chúng tôi phải thực thi Chính Sách Chống Thư Rác rất nghiêm ngặt.
Có luật nào hạn chế thư rác không?

Có một số đạo luật hạn chế thư rác, như Nghị định 90 của Việt Nam, Đạo luật CAN-SPAM (CAN-SPAM Act) của Mỹ, và nhiều đạo luật khác có thể được áp dụng. Để biết thêm thông tin, hãy xem www.spamlaws.com/world.shtml.

VSmail bảo vệ người dùng khỏi việc gửi thư rác bằng cách nào?

VSmail là một công cụ email marketing tuân theo các nguyên tắc chống thư rác nghiêm ngặt nhất:

• Giao tiếp – trang đăng ký trên website của bạn phải nêu lý do tại sao bạn thu thập địa chỉ email của khách thăm website và bạn có kế hoạch sử dụng địa chỉ của họ như thế nào. Ngoài ra, bằng việc chấp nhận thỏa thuận cấp phép của chúng tôi, bạn đã đồng ý không bán hoặc cho thuê danh sách của bạn.
• Xác nhận – VSmail tự động gửi tới tất cả những người nhận tin của bạn một email xác nhận họ muốn nhận email từ bạn.
• Dừng nhận tin – Tất cả các email được tạo ra từ VSmail đều chứa một đường link dừng nhận tin, nó sẽ tự động cập nhật danh sách của bạn để tránh khả năng gửi đi những email không mong muốn tới những người đã dừng nhận tin.

Tôi có thể tự kiểm tra để chắc rằng mình không gửi thư rác bằng cách nào?

• Bạn có nhập danh sách có được từ đi mua nào không?
• Bạn có đang gửi đến các địa chỉ không rõ ràng như sales@domain.com, business@domain.com, webmaster@domain.com, info@domain.com, hoặc các địa chỉ chung chung khác không?
• Bạn có địa chỉ email abuse@, postmaster@, hay hostmaster@ nào trong danh sách không?
• Bạn có đang gửi tới các địa chỉ email mà nó sẽ tự động gửi lại email của bạn tới một nhóm các địa chỉ email khác?
• Bạn có đang gửi email tới những người chưa đồng ý chắc chắn sẽ nhận tin từ bạn?
• Tựa đề (subject) email của bạn có chứa thông tin sai lệch hoặc không chính xác không?

Nếu có bất kỳ câu trả lời nào là Có, bạn đang là một người gửi thư rác.

Thay đổi Chính sách chống Thư rác

VSmail có quyền thay đổi Chính sách chống Thư rác bất kỳ lúc nào, những thay đổi này sẽ được thông báo tới khách hàng và có hiệu lực ngay lập tức. Khách hàng có trách nhiệm tuân thủ quy định sử dụng được đưa lên trang web của VSmail nếu tiếp tục sử dụng dịch vụ của VSmail sau khi nhận được thông báo.