Sự khởi đầu chuyên nghiệp Email cá nhân hay email doanh nghiệp đã trở thành một công cụ giao dịch gần như không thể thiếu trong giao dịch văn phòng hiện đại. Với một lượng email hàng ngày hay hàng tuần từ công việc, email cá nhân, mail quảng cáo… sẽ gia tăng liên tục và đầy ấp hộp thư của bạn. Vậy thì làm thể nào để quản lý email một cách hiệu quả?
Dưới đây là một số giải pháp dành cho bạn:
- Tạo các folder và rules riêng cho từng nhóm email
Công cụ quản lý mail thường dùng là MS Outloook cũng cấp khả năng phân loại tự động khi có email đến. Đối với chức năng này, trước hết bạn cần phân loại các email thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm bạn tạo một folder cho chúng thật rõ ràng.
VD: Cá nhân: để lưu các email không liên quan đến công việc. Công ty: lưu các email giao dịch nội bộ. Xếp: lưu các email của xếp gởi đến. Đối tác: lưu các email đối tác. Đang giao dịch: lưu các email liên quan đến những việc đang phải giải quyết. Dự án ABC: lưu email riêng của dự án… và tương tự với các folder đó bạn có thể tạo các Rules tự động phân chia email về dựa vào địa chỉ email hay nội dung hoặc từ khóa trong titlte….
- Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng
Khi có thời gian rảnh rỗi, bạn nên kiểm tra trước email đến hộp thư của mình để có một cái nhìn tổng quan và có thể xử lý luôn một số email không quan trộng ngay thời gian rỗi đó. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi thực sự ngồi trước máy tính để trả lời email.
- Dành một khoảng thời gian cụ thể để trả lời email
Liên tục kiểm tra hộp thư có thể khiến bạn mất tập trung xử lý công việc hiện tại vì những email mới thường mang tới những nhiệm vụ mới có thể cấp bách hơn. Việc này khiến chúng ta trì hoãn những email cũ và danh sách “email chưa đọc” có thể chồng chất lên. Do đó, cách tốt nhất để không bỏ lỡ bất kỳ email là dành một thời gian cụ thể tập trung hoàn toàn vào việc “giải quyết” hộp thư của bạn.
Việc đánh giá mức độ quan trọng của email đôi khi rất cảm tính và chủ quan và nếu thực sự công việc có tính cấp bách thì kèm theo email thường là một cú điện thoại. Vì thế, đừng ngần ngại là có thể bỏ sót một email nào trong buổi làm việc. Điều cần làm là dành ra trong lịch làm việc đầu buổi sáng, hay đầu buổi chiều để check mail và có phương án giải quyết hợp lý.
- Quyết định nhanh bạn có cần trả lời hay không
Một cách rất đơn giản để tối giản thời gian xem email là bỏ qua những email không có giá trị. Hãy di chuyển chúng vào phần lưu trữ hoặc thậm chí là xóa luôn những email mà ngay từ tên người gửi hay tiêu đề và câu mở đầu chứng tỏ bạn không nên dành thời gian để đọc chúng.
- Trả lời email ngắn gọn và súc tích.
Bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề. Tuy nhiên, khi trả lời một email bạn phải truyền tải đầy đủ ý kiến của bạn. Việc này phụ thuộc vào kỹ năng viết email của bạn.
Một số khảo sát về email marketing cũng cho thấy tiêu đề email, địa chỉ email cũng là yếu tố quan trọng giúp đánh giá mức độ cần thiết của email. Vì vậy, khi trả lời email, bạn cũng cần phải tuân thủ các nguyên tắc phù hợp. Không đặt tiêu đề quá dài chỉ nên gói gọ trong 30-50 ký tự.
- Đừng “lạc” trong những email về ưu đãi, quảng cáo
Không phải quảng cáo là xấu, đôi khi chúng rất hấp dẫn, nhưng bạn đừng để bị đi lạc vào nhừng lời mời chào đó. Bạn cũng đừng xóa email quảng cáo, vì biết đâu trong đó có email của Yoco Building gởi cho bạn mà đang lúc cần tìm một vị trí văn phòng thuận tiện hơn thì sao?
Một cách khác là không sử dụng email văn phòng để đăng ký thông tin tại các cửa hàng, hay dịch vụ nếu bạn không muốn bị quá tải với hàng tá email gửi đến mỗi ngày.
- Cài đặt email tự động trả lời khi bạn nghỉ phép dài hạn
Những kỳ nghỉ phép là cơ hội để bạn thư giãn và nghỉ ngơi để tiếp thêm năng lượng cho công việc. Nhưng khi trở về sau một kỳ nghỉ phép dài hạn bạn thường bắt đầu công việc ngay lập tức cùng với một núi của các email chưa đọc.
Một mẹo nhỏ là hãy Thiết lâp email tự động trả lời cho đến ngày đầu tiên bạn quay trở lại. lúc này, bạn có thêm một ngày để kiểm tra những email chưa đọc và nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc hiện tại.
- Hạn chế gửi email nếu có thể
Khi viết email và trả lời, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các câu hỏi ở mọi phương diện liên quan để hạn chế những thắc mắc về sau có thể có. Và nếu trong email có câu hỏi mở thì việc trả lời qua lại để giải quyết một vấn đề có thể mất hàng chục lượt mail.
Ngoài ra, có thể đánh giá mức độ và thay thế một email bằng một cuộc điện thoại có khi lại hiệu quả và nhanh chóng giải quyết sớm công việc hơn bạn nghĩ. Như vậy, bạn có được các thông tin cần thiết một cách kịp thời.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn quản lý email một cách hiệu quả nhất.
